Direto ao ponto
Com vários imóveis, o caixa consolidado engana: o imóvel que vai bem cobre, sem ninguém perceber, o que está no vermelho. Para não perder o controle, acompanhe as entradas e saídas por imóvel e também no total, projete as próximas semanas com as reservas já confirmadas e as contas que vão vencer, e separe uma reserva para os meses fracos antes que eles cheguem.
Faturamento não é caixa
Em temporada, a data da reserva, a data da estadia e a data em que o dinheiro chega raramente coincidem. Uma reserva feita em julho para setembro pode ser paga ao anfitrião só depois do check-in, dependendo do canal. Enquanto isso, o condomínio e a limpeza vencem no calendário de sempre.
O fluxo de caixa acompanha o dinheiro pela data em que ele entra e sai da conta, o que no verbete de regime de caixa e competência aparece como regime de caixa. Ele responde a uma pergunta que a DRE do imóvel não responde: se vai ter dinheiro para pagar as contas da próxima semana.
Uma visão por imóvel e uma consolidada
O controle precisa mostrar cada imóvel separadamente e a soma de todos. Um exemplo hipotético de um mês com três imóveis:
| Imóvel | Entradas | Saídas | Saldo do mês |
|---|---|---|---|
| Apartamento A | R$ 9.000 | R$ 4.200 | R$ 4.800 |
| Casa B | R$ 6.500 | R$ 3.900 | R$ 2.600 |
| Studio C | R$ 1.800 | R$ 3.100 | −R$ 1.300 |
| Total | R$ 17.300 | R$ 11.200 | R$ 6.100 |
O total positivo de R$ 6.100 esconde que o Studio C saiu R$ 1.300 no negativo. Pode ser um mês de baixa normal para aquele imóvel ou o início de um problema. Só a visão por imóvel permite fazer a pergunta. Para saber se o imóvel dá lucro no ano, a resposta está na DRE; para saber se ele está consumindo o caixa dos outros, está aqui.
Projetar as próximas semanas
O fluxo de caixa olha para trás e para a frente. Para projetar, some, semana a semana:
- Entradas previstas: reservas confirmadas e a data em que cada canal costuma repassar o valor.
- Saídas certas: custos fixos com vencimento conhecido, como condomínio, IPTU, internet e sistemas.
- Saídas variáveis: limpeza e lavanderia das estadias já agendadas.
A separação entre custo fixo e custo variável ajuda aqui: o fixo vence mesmo sem hóspede, e é ele que aperta o caixa nos meses vazios. Uma projeção de quatro a oito semanas costuma bastar para enxergar o aperto com antecedência e decidir o que fazer.
Reserva para os meses fracos
Em muitos destinos, a receita do ano se concentra em poucos meses. O caixa que entra no pico precisa pagar os custos fixos da baixa, e por isso não pode ser tratado como sobra. Os padrões de cada tipo de destino estão em sazonalidade de praia e montanha no fluxo de caixa.
Além dessa reserva, vale manter um fundo para manutenção: ar-condicionado, eletrodomésticos e enxoval quebram sem aviso, e um conserto grande no mês errado pode desequilibrar o caixa de toda a carteira.
Uma rotina semanal
O controle funciona quando vira hábito. Uma rotina semanal simples:
- Conferir o extrato da conta dos imóveis com o que está registrado.
- Marcar os repasses recebidos e os que estavam previstos e não chegaram.
- Atualizar a projeção das próximas semanas com as novas reservas e cancelamentos.
- Olhar o saldo de cada imóvel e anotar o que fugiu do esperado.
Essa conferência só funciona se o dinheiro dos imóveis estiver numa conta separada das contas pessoais, assunto de como separar o dinheiro dos imóveis. Para administradoras, o caixa também precisa separar o que será repassado a cada proprietário, como em como fazer repasse sem errar o cálculo.
No Staymin, o relatório financeiro mostra receitas, despesas e saldo do período, com filtro por um ou mais imóveis, o que permite ver cada imóvel separadamente e a carteira inteira. O relatório pode ser exportado em planilha para quem monta a projeção à parte.
